Notice d’information portant sur la politique de gestion des données à caractère personnel

Sinap’s Conseils, responsable de Traitement, à partir des renseignements qui sont collectés par l’intermédiaire des formulaires ou des dispositifs automatisés de captation sur le site sinaps-conseils.com traite les informations identifiant des personnes physiques et/ou morales et pouvant concerner leur vie privée comme leur vie professionnelle (par exemple : le nom, le prénom, les coordonnées personnelles ou professionnelles, la photographie, la profession, etc).

Ces informations sont ci-après dénommées ‘Données à Caractère Personnel’ ou ‘Données’.

La protection de ces données est essentielle pour construire, avec nos clients, nos partenaires, prospects et candidats à l’intégration une relation de confiance.

Dans ce but, Sinap’s Conseils veille en permanence au respect de la réglementation encadrant la protection des Données à caractère Personnel et entend assurer une gouvernance responsable de ces données ainsi que la plus grande transparence sur les traitements de Données qu’elles opèrent.

Cette notice d’information est destinée aux personnes physiques et morales concernées par les traitements de Données opérés par Sinap’s Conseils. Elle explique pourquoi Sinap’s Conseils a besoin de collecter certaines Données de leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration comment ces Données seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration disposent tant sur l’accès, le droit à la rectification et la suppression de ces données.

Qui sont les personnes dont les Données sont collectées ?

Les clients, partenaires, prospects et candidats à l’embauche ou l’intégration du réseau de compétence de Sinap’s Conseils et leurs éventuels représentants légaux, mandataires, personnes de contacts et préposés.

À quelles fins leurs Données sont-elles collectées et utilisées ?

Dans le cadre de leurs activités, Sinap’s Conseils a besoin de recueillir certaines Données leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration, pour les finalités suivantes :

Fournir à leurs clients et prospects un accompagnement personnalisé dans leurs projets
Offrir à leurs candidats à l’embauche ou à l’intégration du réseau de compétence un on-boarding individualisé
Répondre à leurs obligations légales et réglementaires

Intérêt légitime de Sinap’s Conseils à mettre en œuvre le traitement

Sinap’s Conseils peut invoquer son « intérêt légitime » à traiter les Données de leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration en particulier lorsqu’elles se trouvent face à des situations qui peuvent présenter des risques pour leurs activités.

Les traitements basés sur l’« intérêt légitime » permettent à Sinap’s Conseils d’assurer la sécurité de leurs réseaux informatique et des Données qui y sont stockées et véhiculées, d’améliorer la gestion de la relation client / candidat et l’optimisation de leurs services, activités de prospection, profilage marketing, incluant la combinaison de Données à des fins d’analyses ou d’anonymisation, et enfin pour leurs activités d’audit et d’inspection.

Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte les intérêts et les droits fondamentaux des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration.

Sinap’s Conseils peut évaluer les risques liés aux demandes de mise en relation sur la base d’un processus de prise de décision automatisée, incluant une intervention humaine, aboutissant à une décision d’accepter ou pas d’initier une relation avec le(s) tiers concerné(s).

Les clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration ont le droit de présenter leurs observations et de contester la décision prise à l’issue de ce processus.

Finalités soumises au consentement de ses clients

Sinap’s Conseils entend soumettre certains traitements les Données de leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration au recueil du consentement de ces derniers. Dans ces cas, ils seront sollicités pour consentir, de manière spécifique et explicite, à la collecte et au traitement de leurs Données pour des finalités elles aussi explicites.

Par exemple, toute prospection commerciale sera soumise à leur consentement préalable s’ils ne sont pas déjà clients ou partenaires de Sinap’s Conseils, ou s’ils sont clients de Sinap’s Conseils mais que la prospection porte sur des produits qui ne sont pas analogues à ceux qu’ils ont déjà acquis.

Le transfert des Données des clients de Sinap’s Conseils vers des partenaires tiers sera également soumis à leur consentement préalable.

Cookies et autres traceurs

On entend par Cookies ou autres traceurs, les traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile.

Lors des visites des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration sur le site internet de Sinap’s Conseils, des cookies et des traceurs peuvent être installés sur leurs équipements (ordinateurs, smartphones, tablettes numériques, etc.).

La politique de cookies que nous mettons en œuvre est disponible dans les mentions légales du site sinaps-conseils.com

Qui a accès aux Données des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration ?

Sinap’s Conseils prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des Données qu’elles ont collecté mais aussi leur confidentialité, c’est-à-dire s’assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.

Seules les personnes habilitées en raison de leurs activités au sein des services compétents de Sinap’s Conseils, en charge des traitements correspondants, ont accès aux Données des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration dans la limite de leurs habilitations.

De même, les partenaires de Sinap’s Conseils peuvent avoir accès aux Données des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration de cette dernière tant que cela est rendu nécessaire par les besoins d’une mission ou d’un projet et ce, de manière sécurisée dans le cadre de l’exécution de la prestation d’intellectuelle concernée.

Certaines autorités se verront également communiquer les Données des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration de Sinap’s Conseils, conformément à la loi et la réglementation applicables.

Dans l’éventualité où certains de ces destinataires se situeraient en dehors de l’Union européenne, ces derniers devront posséder une protection suffisante au regard de leurs législations locales ou de leurs engagements contractuels en matière de traitement des données personnelles.

Combien de temps sont conservées les Données des clients ?

Une fois les finalités de traitement des Données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations à conserver certaines Données, Sinap’s Conseils ne conserve plus les Données de leurs clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des Données et des finalités poursuivies par le traitement.

Pour connaître les durées de conservation des Données des clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration de Sinap’s Conseils, reportez vous au tableau en annexe de ce document.

Quels sont les droits des clients sur leurs Données ?

Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, les clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration disposent des droits suivants :

Accéder à l’ensemble de leurs Données : ils peuvent obtenir des informations relatives au traitement de leurs Données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
Rectifier, mettre à jour leurs Données : s’ils considèrent que leurs Données sont inexactes ou incomplètes, ils ont le droit d’obtenir que leurs Données soient modifiées en conséquence ;

Effacer leurs Données : ils peuvent demander la purge de leurs Données;
Demander une limitation des traitements opérés par Sinap’s Conseils relatifs à leurs Données ;
Demander la portabilité de leurs Données : ils ont le droit de demander à récupérer les Données qu’ils ont fournies à Sinap’s Conseils ou à ce qu’elles soient transmises à un tiers si cela est techniquement possible ;

Retirer leur consentement à tout moment pour les traitements de leurs Données soumis à leur consentement ;
S’opposer au traitement de leurs Données : ils peuvent, pour des motifs légitimes liés à leur situation particulière, s’opposer au traitement de leurs Données mais également s’opposer, à tout moment, au traitement de leurs Données à des fins de prospection, ce qui inclut les traitements de profilage liés à cette prospection ;
Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en France, la CNIL : www.cnil.fr).

En outre, ils ont la possibilité de communiquer à Sinap’s Conseils des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs Données après leurs décès, lesquelles directives peuvent être enregistrées également auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Lesdites directives, ou « testament numérique », peuvent désigner une personne chargée de leur exécution ; à défaut, leurs héritiers seront désignés.

Comment les clients peuvent-ils exercer leurs droits ?

Pour exercer leurs droits, ils doivent adresser leur demande par courrier électronique ou postal en indiquant, nom, prénom, coordonnées de contact et en fournissant une copie de leur pièce d’identité.

Adresse postale	Courriel
Sinap’s Conseils 37 rue de St Symphorien 79000 NIORT	contact@sinaps-conseils.com

Pour les communications électroniques à des fins de diffusion des actualités de Digital Associates et Digital Associates Consulting :

Les clients, partenaires, prospects et candidats à l’intégration de Sinap’s Conseils peut également choisir de s’abonner à une newsletter depuis la rubrique correspondante du site sinaps-conseils.com.

Un lien de désinscription figure sur chaque édition de cette newsletter périodique afin de leurs permettre à tout moment de se désinscrire, de façon définitive ou temporaire de ladite newsletter.

Ils peuvent, à tout moment, porter réclamation devant l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL : www.cnil.fr) à savoir celle du pays de l’Espace Économique Européen dans lequel se trouve leur résidence habituelle, ou leur lieu de travail ou le lieu où la violation présumée de la réglementation aurait été commise.

Type(s) de données Durée de conservation Origine(s) des données Destinataire(s) des données

Finalité de traitement	Durée de conservation
Gestion des demandes et réclamations	2 ans à compter de la clôture de la réclamation
Cookies	1 an à compter de l’enregistrement
Veille, conception, développement et suivi de l’activité commerciale	2 ans et 3 mois à compter de la fin de votre contrat si vous êtes client ou à compter du dernier contact si vous n’êtes pas client
Evolution et maintenance des outils informatiques	3 ans à compter de l’enregistrement de l’incident

Mise à jour 17/09/2021

¹ le Règlement général sur la protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 et la loi Informatique et libertés 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Sinap’s Conseils Société Anonyme à capital variable au capital souscrit de 5000€ immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Niort, N° SIREN 879 215 440 dont le siège social se situe au 37, rue de St Symphorien – 79000 NIORT